Betriebsvermögen oder Privatvermögen?
Liegt die betriebliche Nutzung über 50 Prozent, ist das Gerät notwendiges Betriebsvermögen. Zwischen 10 und 50 Prozent besteht ein Wahlrecht (gewillkürtes Betriebsvermögen). Unter 10 Prozent bleibt das Handy privat; abziehbar ist dann nur der betriebliche Kostenanteil.
Anschaffungskosten
| Nettopreis | Behandlung |
|---|---|
| bis 800 € | Geringwertiges Wirtschaftsgut: Sofortabzug im Jahr der Anschaffung |
| über 800 € | Abschreibung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer |
Für Smartphones und Tablets erkennt die Finanzverwaltung eine Nutzungsdauer von fünf Jahren an; für Computerhardware und Software ist seit 2021 auch eine einjährige Nutzungsdauer zulässig — Smartphones werden von vielen Finanzämtern darunter gefasst. Fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater.
Laufende Kosten
Grundgebühr, Verbindungsentgelte, Datenvolumen, Reparaturen und Zubehör sind im betrieblichen Umfang Betriebsausgaben. Bei gemischter Nutzung ohne Einzelnachweis akzeptieren Finanzämter regelmäßig eine pauschale Aufteilung von 50 Prozent; ein höherer Anteil ist möglich, wenn Sie ihn glaubhaft machen.
Nachweis der betrieblichen Nutzung
- Einzelverbindungsnachweis über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten führen.
- Betriebliche Gespräche und Datennutzung markieren, Quote ermitteln, Ergebnis dokumentieren.
- Sauberste Lösung: zweiter Vertrag oder zweite SIM ausschließlich für das Geschäft.
Vorsteuerabzug
Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer ziehen die Vorsteuer im Verhältnis der unternehmerischen Nutzung ab. Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Rechnung auf den Namen des Unternehmens beziehungsweise des Unternehmers. Bei mindestens zehnprozentiger unternehmerischer Nutzung ist die volle Zuordnung zum Unternehmen möglich, dann ist die Privatnutzung als unentgeltliche Wertabgabe zu versteuern.
Handy für Mitarbeiter
Überlassen Sie einem Angestellten ein betriebliches Mobiltelefon, ist die private Mitnutzung nach § 3 Nr. 45 EStG vollständig steuer- und beitragsfrei — ohne Wertgrenze. Wichtig ist, dass das Gerät im Eigentum des Betriebs bleibt und nur überlassen, nicht übereignet wird.
Belege und Verträge aufbewahren
Kaufbeleg, Vertragsunterlagen, Rechnungen und Ihre Aufteilungsdokumentation gehören zehn Jahre in die Buchhaltung. Kündigungen und Vertragsänderungen sollten schriftlich und nachweisbar zugehen — viele Mobilfunkanbieter erkennen nur den Postweg oder ihr eigenes Kundenportal an.