Wann Verzug eintritt
Verzug tritt ein, wenn der Schuldner trotz Fälligkeit und Mahnung nicht zahlt. Enthält die Rechnung ein konkretes Zahlungsdatum, entsteht Verzug auch ohne Mahnung. Gegenüber Verbrauchern gilt zusätzlich: Spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung tritt Verzug ein, wenn in der Rechnung darauf hingewiesen wurde.
Zahlungserinnerung oder Mahnung?
| Stufe | Ton | Inhalt | Frist |
|---|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | freundlich | Hinweis auf offene Rechnung | 7–10 Tage |
| 1. Mahnung | sachlich, verbindlich | Verzug benennen, Frist setzen | 7 Tage |
| Letzte Mahnung | bestimmt | Ankündigung weiterer Schritte | 5–7 Tage |
Diese Angaben gehören hinein
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offener Betrag.
- Ursprüngliches Zahlungsziel und Hinweis auf dessen Ablauf.
- Eine konkrete neue Frist mit Kalenderdatum, nicht „umgehend".
- Vollständige Bankverbindung inklusive Verwendungszweck.
- Bei Verzug: Hinweis auf Verzugszinsen und ggf. Mahnkosten.
Mustertext für die erste Mahnung
Betreff: Mahnung zur Rechnung 2026-0412 vom 3. Juli 2026
Sehr geehrte Frau Berger,
unsere Rechnung 2026-0412 über 480,00 € war am 17. Juli 2026 zur Zahlung fällig. Ein Zahlungseingang ist bis heute nicht zu verzeichnen.
Wir bitten Sie daher, den offenen Betrag bis zum 28. August 2026 auf das unten genannte Konto zu überweisen. Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
Warum der Brief hier stärker wirkt als die E-Mail
Ein Brief landet auf dem Schreibtisch statt im Spamordner, wird in Buchhaltungen zuverlässiger erfasst und lässt sich mit einem Einwurf-Einschreiben belegen. Für ein gerichtliches Mahnverfahren ist die dokumentierte Fristsetzung entscheidend — siehe unseren Vergleich der Einschreiben-Varianten.
Nach der letzten Mahnung
- Gerichtliches Mahnverfahren über das zuständige Mahngericht einleiten.
- Alternativ: Inkassobüro oder anwaltliches Mahnschreiben beauftragen.
- Verjährung im Blick behalten — regelmäßig drei Jahre zum Jahresende.
Den fertigen Mahntext können Sie direkt im Editor einsetzen und als gedruckten Brief für 2,99 € versenden.