Was gehört zu den Reisekosten?
Der Begriff Spesen ist umgangssprachlich. Steuerlich zerfallen die Kosten einer Auswärtstätigkeit in vier Blöcke: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Für jeden Block gelten eigene Regeln — nur der Verpflegungsmehraufwand wird zwingend pauschal abgerechnet.
Verpflegungspauschalen im Inland
| Abwesenheit | Pauschale |
|---|---|
| mehr als 8 Stunden | 14 € |
| An- und Abreisetag bei mehrtägiger Reise | je 14 € |
| 24 Stunden (voller Kalendertag) | 28 € |
Maßgeblich ist die Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen, die das Bundesfinanzministerium jährlich veröffentlicht; maßgeblich ist der Ort, den der Mitarbeiter vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
Stellt der Arbeitgeber oder ein Dritter auf dessen Veranlassung eine Mahlzeit, wird die Tagespauschale gekürzt: um 20 Prozent für das Frühstück und um jeweils 40 Prozent für Mittag- und Abendessen — bezogen auf die volle Tagespauschale von 28 €. Das Hotelfrühstück kostet die Abrechnung also 5,60 €, das Geschäftsessen 11,20 €.
Übernachtung und Nebenkosten
Übernachtungskosten werden im Inland grundsätzlich in tatsächlicher Höhe gegen Beleg erstattet. Eine Pauschale von 20 € pro Nacht darf der Arbeitgeber steuerfrei zahlen, wenn keine Rechnung vorliegt — der Betriebsausgabenabzug bleibt davon unberührt. Reisenebenkosten wie Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung oder beruflich veranlasste Telefonate sind gegen Beleg voll erstattungsfähig.
Die Dreimonatsfrist
Verpflegungspauschalen gibt es für dieselbe Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur für drei Monate, wenn der Mitarbeiter dort an mindestens drei Tagen pro Woche tätig ist. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang — unabhängig vom Grund der Unterbrechung.
Fahrtkosten
Für Fahrten mit dem privaten Pkw dürfen 0,30 € je gefahrenem Kilometer steuerfrei erstattet werden, bei Motorrädern 0,20 €. Alternativ ist ein individueller Kilometersatz auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten möglich. Tickets für Bahn, Flug und ÖPNV werden gegen Beleg abgerechnet.
Prüfungssichere Abrechnung
- Reiseanlass, Reiseziel, Beginn und Ende mit Uhrzeit dokumentieren.
- Gestellte Mahlzeiten ausdrücklich vermerken — auch das Hotelfrühstück.
- Belege im Original oder als revisionssicheren Scan zehn Jahre aufbewahren.
- Erstattungen im Lohnkonto getrennt nach steuerfrei und steuerpflichtig ausweisen.
- Eine schriftliche Reisekostenrichtlinie schafft Klarheit und begrenzt Einzelfalldiskussionen.
Kommunikation mit dem Mitarbeiter
Kürzungen und abgelehnte Positionen erklären Sie am besten schriftlich mit Verweis auf die Richtlinie. Wenn eine Abrechnung final abgelehnt oder korrigiert wird, ist ein Brief mit Datum und Unterschrift der sauberste Nachweis.