Was ist ein Sachbezug?
Ein Sachbezug ist ein geldwerter Vorteil, den der Arbeitgeber zusätzlich zum Lohn gewährt und der nicht in Bargeld besteht: Waren, Dienstleistungen, Nutzungsvorteile oder zweckgebundene Gutscheine. Grundsätzlich ist ein solcher Vorteil Arbeitslohn und damit steuerpflichtig — das Steuerrecht kennt aber mehrere Ausnahmen, die den Sachbezug ganz oder teilweise abgabenfrei stellen.
Wichtig ist die Abgrenzung zur Geldleistung. Seit 2022 gelten Gutscheine und Geldkarten nur dann als Sachbezug, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen. Eine Karte mit Bargeldauszahlungsfunktion oder eine nachträgliche Kostenerstattung ist Barlohn.
Die wichtigsten Freigrenzen und Freibeträge
| Zuwendung | Grenze | Besonderheit |
|---|---|---|
| Sachbezugsfreigrenze (§ 8 Abs. 2 EStG) | 50 € pro Monat | Freigrenze: Bei 50,01 € ist der volle Betrag steuerpflichtig |
| Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen | 60 € je Anlass | Geburtstag, Hochzeit, Geburt — kein Bargeld |
| Betriebsveranstaltung | 110 € je Veranstaltung | Freibetrag, maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr |
| Rabattfreibetrag (§ 8 Abs. 3 EStG) | 1.080 € pro Jahr | Nur für Waren aus dem eigenen Sortiment |
Der Unterschied zwischen Freigrenze und Freibetrag entscheidet über bares Geld: Wird eine Freigrenze überschritten, ist die gesamte Zuwendung steuerpflichtig. Beim Freibetrag bleibt nur der übersteigende Teil steuerpflichtig.
Typische Anwendungsfälle
- Tankkarte oder Warengutschein im Rahmen der 50-Euro-Grenze, monatlich gewährt und nicht ansparbar.
- Jobticket und Deutschlandticket für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte — bei Zusätzlichkeit zum Arbeitslohn steuerfrei nach § 3 Nr. 15 EStG.
- Betriebliche Gesundheitsförderung bis 600 € pro Jahr und Mitarbeiter, sofern die Maßnahme zertifiziert ist.
- Kindergartenzuschuss für nicht schulpflichtige Kinder — in voller Höhe steuerfrei, wenn er zusätzlich gezahlt wird.
- Überlassung von Diensthandy und Dienstlaptop — auch bei privater Mitnutzung steuerfrei nach § 3 Nr. 45 EStG.
Das Zusätzlichkeitserfordernis
Fast alle Begünstigungen setzen voraus, dass die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht wird. Eine Gehaltsumwandlung — der Mitarbeiter verzichtet auf Lohn und erhält dafür den Gutschein — ist deshalb in der Regel schädlich. Halten Sie den Zusatzcharakter schriftlich fest, am besten in einem kurzen Nachtrag zum Arbeitsvertrag.
Dokumentation und Lohnkonto
Jede Sachzuwendung gehört ins Lohnkonto — mit Datum, Wert, Anlass und Empfänger. Bewahren Sie Belege, Gutscheinnummern und die Zuwendungsvereinbarung auf. Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung ist die fehlende Dokumentation der häufigste Grund für eine Nachversteuerung, nicht die Zuwendung selbst.
Für Zuwendungen an Geschäftspartner und Arbeitnehmer, die sich nicht in eine Freigrenze pressen lassen, bietet § 37b EStG die Pauschalversteuerung mit 30 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Die Entscheidung gilt einheitlich für alle Zuwendungen eines Jahres an die jeweilige Empfängergruppe.
Warum das schriftlich gehört
Zuwendungsvereinbarungen, Widerrufsvorbehalte und Mitteilungen über neue Benefits sollten Sie den Beschäftigten nachweisbar zugehen lassen. Ein unterschriebener Brief in der Personalakte ist im Streitfall belastbarer als eine E-Mail im Postfach eines längst ausgeschiedenen Mitarbeiters.