Wann eine Geschäftsreise vorliegt
Eine Geschäftsreise ist eine betrieblich veranlasste Auswärtstätigkeit außerhalb der Wohnung und der ersten Betriebsstätte. Wer überwiegend im Homeoffice arbeitet und Kunden besucht, ist bei nahezu jedem Kundentermin auswärts tätig. Entscheidend ist der betriebliche Anlass, nicht die Entfernung.
Fahrtkosten
- Privates Fahrzeug: 0,30 € je gefahrenem Kilometer pauschal, ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten.
- Betriebsfahrzeug: tatsächliche Kosten sind bereits Betriebsausgabe; die Pauschale entfällt.
- Öffentliche Verkehrsmittel, Taxi, Mietwagen, Flug: in tatsächlicher Höhe gegen Beleg.
Bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte gilt dagegen nur die Entfernungspauschale von 0,30 € je Entfernungskilometer (ab dem 21. Kilometer 0,38 €).
Verpflegungsmehraufwand
| Abwesenheit vom Betrieb und der Wohnung | Pauschale Inland |
|---|---|
| mehr als 8 Stunden | 14 € |
| An- und Abreisetag | je 14 € |
| voller Kalendertag | 28 € |
Tatsächliche Verpflegungskosten sind nicht abziehbar — es zählt ausschließlich die Pauschale. Für Auslandsreisen gelten die jährlich veröffentlichten Länderpauschalen. Nach drei Monaten Tätigkeit an derselben auswärtigen Stätte entfällt der Anspruch.
Übernachtung
Hotelkosten sind in tatsächlicher Höhe abziehbar. Ist das Frühstück im Preis enthalten und nicht separat ausgewiesen, kürzen Sie 20 Prozent der Tagespauschale, also 5,60 €. Die Vorsteuer ist bei ordnungsgemäßer Rechnung auf Ihren Namen abziehbar.
Reisenebenkosten
Parkgebühren, Maut, Mautvignetten, Gepäckaufbewahrung, beruflich veranlasste Telefonate und Internet, Reisegepäckversicherung sowie Trinkgelder mit Eigenbeleg zählen zu den Nebenkosten und sind vollständig abziehbar.
Gemischte Reisen
Hängen Sie an einen Kongress drei Urlaubstage an, sind die Kosten aufzuteilen. Fahrtkosten werden nach dem Zeitanteil der betrieblichen Tage aufgeteilt, Übernachtung und Verpflegung nur für die betrieblichen Tage angesetzt. Ohne klaren Aufteilungsmaßstab droht die vollständige Streichung.
Aufzeichnungen, die halten
- Datum, Uhrzeit von Beginn und Ende, Reiseziel und Reiseweg
- Anlass mit Namen der Geschäftspartner
- Belege für Fahrt, Übernachtung und Nebenkosten
- Gefahrene Kilometer, idealerweise per Fahrtenbuch oder App
Ein Reisebericht pro Termin, nicht pro Monat, macht die Prüfung deutlich einfacher.
Praxisbeispiel: zweitägige Geschäftsreise
Eine Selbständige fährt am Montag um 7 Uhr zu einem Kundentermin und kehrt Dienstag um 19 Uhr zurück. Sie dokumentiert Anlass, Ziel, Reisedauer, Verkehrsmittel und alle Belege. Für An- und Abreisetag kann jeweils die kleine Verpflegungspauschale angesetzt werden; Hotelkosten werden mit Rechnung nachgewiesen. Ein enthaltenes Frühstück kürzt die Verpflegungspauschale.
Reiseunterlagen-Checkliste
- Reiseanlass, Kunde und besuchte Anschrift
- Beginn und Ende der Abwesenheit
- Fahrkarten, Hotelrechnung und Nebenkostenbelege
- Bei Privat-Pkw: gefahrene Kilometer und Route
Bewahren Sie Schreiben und Nachweise zusammen auf. Begleitbriefe an Kunden oder das Finanzamt erstellen Sie im Briefeditor.