Tankquittungen für Selbständige: richtig absetzen

Die Tankquittung ist der meistdiskutierte Kleinbeleg in der Betriebsprüfung. Ob sie zählt, hängt weniger vom Betrag ab als von der Zuordnung des Fahrzeugs.

Erste Frage: Wem gehört das Fahrzeug?

Situation	Tankbeleg absetzbar?
Fahrzeug im Betriebsvermögen	Ja, in voller Höhe; Privatnutzung wird separat versteuert
Privatfahrzeug, Abrechnung per Kilometerpauschale	Nein — die Pauschale von 0,30 €/km deckt alle Kosten ab
Privatfahrzeug, Nachweis der tatsächlichen Kosten	Ja, anteilig nach betrieblicher Nutzungsquote

Der häufigste Fehler: Kilometerpauschale und Tankbelege gleichzeitig ansetzen. Das ist eine Doppelerfassung und wird gestrichen.

Tankquittung aus Thermopapier wird direkt mit dem Smartphone digitalisiert — Thermobelege verblassen: Eine zeitnahe, lesbare Digitalisierung schützt den steuerlichen Nachweis.

Was auf der Quittung stehen muss

Bis 250 € brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung mit Name und Anschrift des Leistenden, Datum, Menge und Art der Lieferung, Bruttobetrag und Steuersatz. Über 250 € brauchen Sie zusätzlich Ihren Namen und Ihre Anschrift, die Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, eine Rechnungsnummer und den ausgewiesenen Steuerbetrag.

Vorsteuerabzug

Die Vorsteuer aus Kraftstoffrechnungen ist abziehbar, soweit das Fahrzeug unternehmerisch genutzt und dem Unternehmen zugeordnet ist. Ein Tankbeleg ohne ausgewiesene Umsatzsteuer berechtigt nicht zum Abzug — achten Sie an Automatentankstellen darauf, den vollständigen Beleg am Terminal zu ziehen.

Thermopapier verblasst

Kassenbons auf Thermopapier sind nach wenigen Monaten oft unlesbar. Die GoBD verlangen Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Praktikable Lösung: den Beleg zeitnah scannen oder fotografieren und in einem revisionssicheren System ablegen. Nach ordnungsgemäßer Digitalisierung mit Verfahrensdokumentation darf das Original vernichtet werden.

Geteilte Darstellung von Fahrtenbuch und Ein-Prozent-Regelung für einen Firmenwagen — Fahrtenbuch und pauschale Privatnutzung sind unterschiedliche Methoden; ein Wechsel ist grundsätzlich nur zum Jahreswechsel oder bei Fahrzeugwechsel möglich.

Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Regelung

Ein-Prozent-Regelung: Monatlich 1 % des Bruttolistenpreises als Privatanteil, zusätzlich 0,03 % je Entfernungskilometer zur Betriebsstätte. Einfach, aber bei hohem Listenpreis und geringer Privatnutzung teuer.
Fahrtenbuch: Lückenlos, zeitnah und in geschlossener Form geführt, mit Datum, Kilometerstand, Ziel, Zweck und Geschäftspartner. Aufwändiger, in vielen Fällen aber deutlich günstiger.

Ein Excel-Fahrtenbuch wird regelmäßig verworfen, weil es nachträglich änderbar ist. Nutzen Sie ein gebundenes Buch oder eine anerkannte App.

Ordnung im Belegfluss

Beleg direkt nach dem Tanken fotografieren.
Fahrzeug und Fahrtzweck vermerken.
Monatlich mit dem Fahrtenbuch abgleichen.
Digitale Ablage mit Datum, Betrag und Beleg-ID.

Wer diesen Ablauf einhält, diskutiert in der Prüfung über Zahlen statt über verlorene Zettel.

Direkt an der Tankstelle erledigen

Datum, Kraftstoffart, Betrag und Umsatzsteuer prüfen.
Bei Bedarf Fahrzeugkennzeichen und Fahrer ergänzen.
Beleg sofort fotografieren oder scannen.
Digitales Dokument eindeutig der Zahlung und dem Fahrzeug zuordnen.

Fahrtenbuch: häufige Fehler

Nachträgliche Sammelaufzeichnungen, Lücken und veränderbare Tabellen gefährden die Anerkennung. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch wird zeitnah, geschlossen und vollständig geführt.

Schriftliche Rückfragen zu Belegen erstellen Sie im Briefeditor.