Der Grundsatz: sechs Wochen volles Entgelt
Nach § 3 EntgFG haben Arbeitnehmer bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit Anspruch auf Fortzahlung des Arbeitsentgelts für bis zu sechs Wochen, also 42 Kalendertage. Der Anspruch gilt für alle Arbeitnehmer einschließlich Teilzeitkräften, Minijobbern und Auszubildenden.
Wartezeit von vier Wochen
Der Anspruch entsteht erst nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses. Erkrankt ein Mitarbeiter davor, zahlt die Krankenkasse Krankengeld — der Arbeitgeber ist nicht zur Fortzahlung verpflichtet. Die Wartezeit läuft ab dem vertraglich vereinbarten Beginn, nicht ab dem ersten tatsächlichen Arbeitstag.
Berechnung: das Lohnausfallprinzip
Fortzuzahlen ist das Entgelt, das der Mitarbeiter ohne die Arbeitsunfähigkeit erhalten hätte. Dazu zählen Zuschläge und Zulagen, die regelmäßig anfallen, sowie variable Bestandteile im Durchschnitt. Nicht fortzuzahlen sind Überstundenvergütungen und Aufwendungsersatz wie Auslösung oder Fahrtkostenerstattung.
Fortsetzungserkrankung und neue Erkrankung
| Fall | Folge |
|---|---|
| Dieselbe Krankheit, Unterbrechung unter 6 Monaten | Anrechnung auf die 6 Wochen |
| Dieselbe Krankheit, arbeitsfähig seit mindestens 6 Monaten | neuer Anspruch |
| Dieselbe Krankheit, mehr als 12 Monate seit Ersterkrankung | neuer Anspruch |
| Neue, andere Krankheit während laufender AU | Einheit des Verhinderungsfalls: keine Verlängerung |
Anzeige- und Nachweispflichten
Der Mitarbeiter muss die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich anzeigen. Die ärztliche Feststellung ist spätestens am vierten Kalendertag erforderlich; der Arbeitgeber darf sie ab dem ersten Tag verlangen. Für gesetzlich Versicherte ruft der Arbeitgeber die Daten seit 2023 elektronisch bei der Krankenkasse ab (eAU). Privatversicherte und Minijobber in Privathaushalten legen weiterhin eine Papierbescheinigung vor.
Verschulden schließt den Anspruch aus
Verschulden im Sinne des Gesetzes bedeutet grobes Verstoßen gegen das eigene Interesse eines verständigen Menschen. Beispiele: Trunkenheitsfahrt, Beteiligung an einer Schlägerei, besonders gefährliche Sportarten ohne Schutzmaßnahmen. Eine Sportverletzung beim üblichen Freizeitsport oder Folgen einer Schönheitsoperation sind Einzelfallfragen.
U1-Umlage: Erstattung für kleine Betriebe
Betriebe mit in der Regel bis zu 30 Arbeitnehmern nehmen am U1-Verfahren teil. Die Krankenkassen erstatten je nach gewähltem Satz 40 bis 80 Prozent des fortgezahlten Entgelts. Die Umlagesätze unterscheiden sich je Kasse — ein Vergleich lohnt sich.
Feiertage und Kur
Auch für gesetzliche Feiertage ist das Entgelt fortzuzahlen (§ 2 EntgFG). Bei medizinischen Vorsorge- und Rehabilitationsmaßnahmen gilt die Entgeltfortzahlung entsprechend, wenn ein Sozialleistungsträger die Maßnahme bewilligt hat.
Dokumentation
Führen Sie je Mitarbeiter eine Übersicht über AU-Zeiträume, Diagnosezusammenhänge, soweit bekannt, und geleistete Fortzahlungstage. Wenn Sie Fortzahlung ablehnen oder auf Nachweispflichten hinweisen, tun Sie das schriftlich — mit klarem Datum und nachweisbarem Zugang.