Tipp 1: Erst prüfen, welcher Fehler vorliegt
Nicht jeder Fehler erfordert dieselbe Reaktion. Unterscheiden Sie zwischen formalen Mängeln (fehlende Steuernummer, falsches Leistungsdatum), inhaltlichen Fehlern (falsche Menge, falscher Preis) und Fehlern beim Steuerausweis (falscher Steuersatz, unberechtigter Ausweis). Nur die letzten beiden Kategorien wirken sich auf die Zahlungshöhe aus.
Tipp 2: Die Pflichtangaben kennen
| Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG |
|---|
| Vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger |
| Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden |
| Ausstellungsdatum |
| Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer |
| Menge und Art der Lieferung oder Umfang der Leistung |
| Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung |
| Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt, Minderungen |
| Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung |
Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto genügen reduzierte Angaben. Bei Reverse Charge ist der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ zwingend.
Tipp 3: Berichtigen statt neu schreiben
Eine Rechnung wird berichtigt, indem Sie ein Dokument ausstellen, das sich eindeutig und spezifisch auf die ursprüngliche Rechnung bezieht — mit deren Nummer und Datum — und die fehlerhafte Angabe korrigiert. Sie müssen keine vollständig neue Rechnung erstellen. Wichtig: Die ursprüngliche Rechnungsnummer bleibt bestehen; das Berichtigungsdokument erhält eine eigene Nummer.
Tipp 4: Rückwirkung des Vorsteuerabzugs nutzen
Nach der Rechtsprechung von EuGH und BFH wirkt eine Rechnungsberichtigung auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Ausstellung zurück, wenn das Ursprungsdokument die Mindestangaben enthielt: Rechnungsaussteller, Leistungsempfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer. Fehlt eine dieser Kernangaben, gibt es keine Rückwirkung — dann wird der Vorsteuerabzug erst im Berichtigungszeitpunkt möglich, samt Nachzahlungszinsen.
Tipp 5: Storno sauber dokumentieren
Ist die Rechnung insgesamt falsch adressiert oder wurde die Leistung nie erbracht, stornieren Sie vollständig: Stornorechnung mit negativem Betrag, Bezug zur Ursprungsrechnung, anschließend neue Rechnung. Löschen Sie niemals eine bereits versandte Rechnung aus dem System — das verstößt gegen die GoBD und gefährdet die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung.
Sonderfall: zu hoch ausgewiesene Steuer
Wer Umsatzsteuer zu hoch oder unberechtigt ausweist, schuldet sie nach § 14c UStG dem Finanzamt — auch dann, wenn sie objektiv nicht angefallen wäre. Die Berichtigung setzt voraus, dass die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist, der Empfänger die Vorsteuer also nicht gezogen oder zurückgezahlt hat.
Kommunikation mit dem Kunden
- Fehler benennen, ohne ihn kleinzureden.
- Korrigiertes Dokument beifügen und die Änderung in einem Satz erklären.
- Neue Zahlungsfrist nennen, wenn sich der Betrag ändert.
- Beim Bestandskunden anbieten, die alte Rechnung zu vernichten oder als storniert zu kennzeichnen.
Bei größeren Beträgen oder Geschäftskunden mit förmlicher Rechnungsprüfung ist der postalische Versand der Korrektur weiterhin üblich — und im Streitfall der belastbarere Nachweis.