Wer muss sich eintragen lassen?
Eintragungspflichtig sind alle Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG), Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG) sowie Einzelkaufleute, deren Gewerbe einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Kleingewerbetreibende und Freiberufler können sich freiwillig eintragen lassen — Freiberufler allerdings nur über eine Rechtsformwahl wie die Partnerschaftsgesellschaft.
Ob ein kaufmännischer Geschäftsbetrieb vorliegt, richtet sich nach Umsatz, Mitarbeiterzahl, Kapitaleinsatz, Zahl der Geschäftsvorfälle und Komplexität. Eine feste Umsatzgrenze gibt es nicht; in der Praxis wird häufig ab etwa 250.000 € Jahresumsatz genauer hingeschaut.
Abteilung A und Abteilung B
| Abteilung | Rechtsformen | Typische Angaben |
|---|---|---|
| HRA | e.K., OHG, KG, GmbH & Co. KG | Inhaber, persönlich haftende Gesellschafter, Haftsumme der Kommanditisten |
| HRB | GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG | Stammkapital, Geschäftsführer, Vertretungsregelung |
Der Ablauf Schritt für Schritt
- Firma prüfen: Die IHK gibt eine unverbindliche Einschätzung zur Zulässigkeit und Unterscheidungskraft des Namens.
- Notartermin: Die Anmeldung zum Handelsregister muss notariell beglaubigt werden; bei Gesellschaften wird zugleich der Gesellschaftsvertrag beurkundet.
- Elektronische Einreichung: Der Notar übermittelt die Anmeldung an das Registergericht am Sitz des Unternehmens.
- Prüfung und Eintragung: Das Gericht prüft formell; bei Kapitalgesellschaften muss die Einzahlung des Kapitals nachgewiesen sein.
- Bekanntmachung: Die Eintragung wird im gemeinsamen Registerportal der Länder veröffentlicht.
Die Bearbeitungsdauer liegt je nach Gericht zwischen wenigen Tagen und mehreren Wochen. Seit August 2022 ist auch die Online-Beurkundung per Videokommunikation für bestimmte Vorgänge möglich.
Kosten
Die Gerichtsgebühren richten sich nach dem Handelsregistergebührenverzeichnis. Für die Ersteintragung einer Einzelfirma fallen rund 70 € an, für eine GmbH mit einem Gesellschafter etwa 150 €, für Mehrpersonengesellschaften mehr. Hinzu kommen Notarkosten nach GNotKG, die sich am Geschäftswert orientieren.
Pflichten nach der Eintragung
- Angabe von Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer auf allen Geschäftsbriefen — auch auf E-Mails und der Website.
- Buchführungs- und Bilanzierungspflicht nach HGB statt einfacher Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
- Meldung jeder Änderung: neue Geschäftsführer, Sitzverlegung, Kapitalerhöhung, Prokura.
- Offenlegung des Jahresabschlusses bei Kapitalgesellschaften.
Schriftform bleibt der Standard
Viele Registervorgänge, Handelsregisteranfragen und Mitteilungen an Geschäftspartner laufen weiterhin über den Postweg. Wer eine Firmierung ändert, sollte Kunden, Lieferanten und Banken förmlich informieren — mit Datum, Unterschrift und nachvollziehbarem Zugang.
Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen: Checkliste
| Rechtsform | Typische Pflichtangaben |
|---|---|
| e.K. | Firma mit Zusatz „e.K.“, Ort der Niederlassung, Registergericht, Registernummer |
| GmbH / UG | Firma mit Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht, HRB-Nummer, alle Geschäftsführer, ggf. Aufsichtsratsvorsitz |
| GmbH & Co. KG | Angaben zur KG und zur Komplementär-GmbH einschließlich deren Geschäftsführer |
Grundlage sind u. a. § 37a HGB und § 35a GmbHG. Die Angaben gelten für Briefe und E-Mails an bestimmte Empfänger, nicht nur für Papierpost. Fehlende Angaben können ein Zwangsgeld des Registergerichts und Abmahnungen nach sich ziehen.
Nach Änderungen: Geschäftspartner informieren
- Änderung über den Notar beim Registergericht anmelden.
- Briefbogen, Rechnungsvorlage, E-Mail-Signatur und Impressum anpassen.
- Banken, Kunden, Lieferanten und Behörden schriftlich über neue Firma, Sitz oder Geschäftsführung informieren.
Die Mitteilung an Geschäftspartner erstellen Sie im Briefeditor und lassen sie per Post versenden. Bei einem Umzug hilft zusätzlich der Ratgeber zur Adressänderung.