Die Einmalkosten im Überblick
| Position | Musterprotokoll | Individueller Vertrag |
|---|---|---|
| Notar: Beurkundung Gesellschaftsvertrag | ca. 130–250 € | ca. 400–900 € |
| Notar: Beglaubigung Handelsregisteranmeldung | ca. 60–80 € | ca. 60–150 € |
| Handelsregistereintragung | ca. 150 € | ca. 150–250 € |
| Gewerbeanmeldung | 20–60 € | 20–60 € |
| Gesamt (ohne Beratung) | ca. 400–550 € | ca. 700–1.400 € |
Die Notarkosten sind gesetzlich im GNotKG geregelt und richten sich nach dem Geschäftswert, in der Regel dem Stammkapital. Sie sind nicht verhandelbar — Preisunterschiede entstehen nur durch die Vertragsgestaltung.
Stammkapital: gebunden, nicht verbraucht
Das Mindeststammkapital beträgt 25.000 €. Bei Bargründung müssen mindestens 12.500 € vor der Anmeldung eingezahlt sein, bei einer Ein-Personen-GmbH in der Praxis ebenfalls die Hälfte. Das Geld gehört der Gesellschaft und darf für den Geschäftsbetrieb verwendet werden — es ist also kein verlorener Aufwand, sondern gebundenes Kapital.
Musterprotokoll oder individueller Vertrag?
Das Musterprotokoll ist günstig, aber starr: maximal drei Gesellschafter, ein Geschäftsführer, keine abweichenden Regelungen zu Stimmrechten, Nachfolge oder Vorkaufsrechten. Sobald mehrere Gesellschafter mit unterschiedlichen Rollen beteiligt sind, ist der individuelle Vertrag die günstigere Variante — spätere Änderungen kosten wieder Notargebühren.
Weitere mögliche Positionen
- Steuerberater für Eröffnungsbilanz und steuerliche Erfassung: 300–800 €
- Rechtsberatung zum Gesellschaftsvertrag: 500–2.500 €
- Sachgründungsbericht bei Sachgründung: zusätzlicher Aufwand beim Notar und Registergericht
- Firmenkonto, Markenrecherche, Domain, Geschäftsausstattung
Laufende Kosten nach der Gründung
Realistisch sind pro Jahr: Buchführung und Jahresabschluss ab etwa 1.500 €, IHK-Beitrag ab rund 150 €, Offenlegung im Unternehmensregister rund 50 €, dazu Versicherungen und gegebenenfalls Kosten für die Lohnabrechnung. Diese Positionen übersteigen die Gründungskosten schon im ersten Jahr deutlich.
Steuerliche Behandlung
Gründungskosten kann die GmbH nur dann als Betriebsausgabe abziehen, wenn der Gesellschaftsvertrag eine Gründungskostenklausel enthält — üblich ist eine Übernahme bis zu einem bestimmten Betrag, oft 2.500 € oder zehn Prozent des Stammkapitals. Fehlt die Klausel, tragen die Gesellschafter die Kosten privat.
Formalitäten und Postweg
Finanzamt, Handelsregister, Berufsgenossenschaft und Banken kommunizieren weiterhin überwiegend per Brief. Planen Sie diesen Schriftverkehr von Anfang an ein — mit einer ladungsfähigen Anschrift und einem zuverlässigen Versandweg für Ihre eigenen Schreiben.
Beispielkalkulation für das erste Jahr
| Position | Ein-Personen-GmbH mit Musterprotokoll (Richtwert) |
|---|---|
| Notar und Handelsregister | ca. 400–550 € |
| Gewerbeanmeldung | ca. 20–60 € |
| Steuerberatung Gründung | ca. 300–800 € |
| Buchführung und Jahresabschluss | ab ca. 1.500 € |
| IHK, Offenlegung, Transparenzregister, Versicherungen | ab ca. 300 € |
| Summe erstes Jahr (ohne Stammkapital) | ab ca. 2.500 € |
Die Werte sind Richtwerte und hängen von Region, Umfang und Dienstleister ab. Holen Sie für die Buchhaltung mehrere Angebote ein.
Post nach der Gründung: Darauf sollten Sie vorbereitet sein
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung vom Finanzamt (elektronisch über ELSTER)
- Beitragsbescheid der IHK und Schreiben der Berufsgenossenschaft
- Angebote mit Rechnungsoptik – Vorsicht vor kostenpflichtigen „Registereintragungen“ privater Anbieter
Eigene Schreiben an Ämter oder Geschäftspartner erstellen Sie im Briefeditor. Pflichtangaben für Ihren Briefbogen erklärt der Ratgeber zur Handelsregistereintragung.