Voraussetzungen
Eine GmbH kann von einer oder mehreren Personen gegründet werden, natürlichen wie juristischen. Das Mindeststammkapital beträgt 25.000 €, wovon bei Bargründung mindestens die Hälfte vor der Anmeldung eingezahlt sein muss. Jeder Geschäftsanteil muss auf volle Euro lauten.
Der Gesellschaftsvertrag
Pflichtinhalte sind Firma, Sitz, Unternehmensgegenstand, Höhe des Stammkapitals und die Geschäftsanteile der Gesellschafter. Sinnvolle Ergänzungen sind Regelungen zu Geschäftsführungsbefugnis, Zustimmungsvorbehalten, Gesellschafterbeschlüssen, Einziehung von Anteilen, Abfindung und Wettbewerbsverbot. Der Unternehmensgegenstand sollte konkret genug für das Registergericht und weit genug für künftige Entwicklungen sein.
Bargründung oder Sachgründung
| Bargründung | Sachgründung | |
|---|---|---|
| Einlage | Geld | Maschinen, Fahrzeuge, Rechte, Unternehmen |
| Nachweis | Kontoauszug | Sachgründungsbericht mit Wertnachweis |
| Aufwand | gering | hoch, Registergericht prüft die Werthaltigkeit |
| Risiko | gering | Differenzhaftung bei Überbewertung |
Ablauf in sieben Schritten
- Firmierung mit der IHK abstimmen und Marken- sowie Domainverfügbarkeit prüfen.
- Gesellschaftsvertrag entwerfen lassen und intern abstimmen.
- Notartermin: Beurkundung des Vertrags, Bestellung der Geschäftsführung, Gesellschafterliste.
- Geschäftskonto eröffnen und Stammkapital einzahlen.
- Anmeldung zum Handelsregister durch den Notar; Eintragung abwarten.
- Gewerbeanmeldung und Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
- Berufsgenossenschaft, Transparenzregister, ggf. Betriebsnummer und Sofortmeldungen.
Die Vor-GmbH
Zwischen Beurkundung und Eintragung existiert die Vor-GmbH. Sie ist bereits rechtsfähig, doch wer in ihrem Namen handelt, haftet persönlich, bis die Eintragung erfolgt ist. Diese Handelndenhaftung endet automatisch mit Eintragung — Verbindlichkeiten gehen dann auf die GmbH über.
Geschäftsführerpflichten ab Tag eins
- Ordnungsgemäße Buchführung und fristgerechter Jahresabschluss.
- Abführung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen — hier droht persönliche Haftung.
- Insolvenzantrag spätestens drei Wochen nach Zahlungsunfähigkeit.
- Einhaltung der Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen.
Nach der Gründung: der Schriftverkehr beginnt
Registergericht, Finanzamt, IHK und Berufsgenossenschaft melden sich per Post, und viele Antworten müssen unterschrieben zurückgehen. Wer kein Büro mit Drucker unterhält, kann Schreiben online verfassen und direkt versenden lassen — das spart bei jeder Gründung mehrere Wege.
Die häufigsten Fehler bei der GmbH-Gründung
| Fehler | Risiko | Besser |
|---|---|---|
| Stammkapital vor dem Notartermin aufs Privatkonto statt aufs Geschäftskonto | Einzahlung wird nicht als Leistung auf die Einlage anerkannt | Erst beurkunden, dann aufs Konto der Vor-GmbH einzahlen |
| Einlage sofort an Gesellschafter zurückfließen lassen | Einlage gilt als nicht erbracht, Haftung bleibt | Rückflüsse nur nach Beratung und offengelegt |
| Verträge vor der Eintragung ohne Hinweis „i. G.“ | Persönliche Haftung der Handelnden | Mit Zusatz „GmbH i. G.“ auftreten und Risiken begrenzen |
| Kein Geschäftsführervertrag | Unklare Vergütung, steuerliche Probleme bei Gesellschafter-Geschäftsführern | Schriftlichen Vertrag vor Aufnahme der Tätigkeit abschließen |
Checkliste für die ersten 30 Tage
- Gewerbe anmelden und Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER einreichen.
- Wirtschaftlich Berechtigte prüfen und das Transparenzregister im Blick behalten.
- Bei Mitarbeitern: Betriebsnummer beantragen und bei der Berufsgenossenschaft anmelden.
- Briefbogen, Rechnungen und Website mit den Pflichtangaben versehen.
Pflichtangaben erklärt der Ratgeber zur Handelsregistereintragung, die Kosten der Beitrag Kosten einer GmbH-Gründung. Ihre ersten Geschäftsbriefe erstellen Sie im Briefeditor.