Schritt 1: Geschäftsidee, Gesellschafter, Firma
Klären Sie zuerst, wer mit welchem Anteil beteiligt ist und wer Geschäftsführer wird. Der Firmenname muss den Zusatz „UG (haftungsbeschränkt)“ oder „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ tragen — die Abkürzung ist zwingend und darf nicht weggelassen werden. Die IHK prüft den Namen auf Anfrage kostenfrei.
Schritt 2: Gesellschaftsvertrag oder Musterprotokoll
Bei bis zu drei Gesellschaftern und einem Geschäftsführer genügt das Musterprotokoll — es ist günstiger, aber unflexibel. Sobald Sie Regelungen zu Nachfolge, Wettbewerbsverbot, Gewinnverteilung abweichend vom Anteil oder Gesellschafterwechsel brauchen, ist ein individueller Vertrag sinnvoll.
Schritt 3: Notartermin
Der Notar beurkundet den Gesellschaftsvertrag, bestellt den Geschäftsführer und beglaubigt die Handelsregisteranmeldung. Alle Gesellschafter müssen anwesend oder wirksam vertreten sein. Bringen Sie gültige Ausweisdokumente mit; bei ausländischen Beteiligten sind beglaubigte Übersetzungen erforderlich.
Schritt 4: Geschäftskonto und Einzahlung
Die UG darf nur als Bargründung errichtet werden — Sacheinlagen sind ausgeschlossen. Das gesamte Stammkapital muss vor der Anmeldung vollständig eingezahlt sein. Ein Kontoauszug dient als Nachweis gegenüber dem Registergericht.
Schritt 5: Handelsregister
Der Notar reicht die Anmeldung elektronisch ein. Bis zur Eintragung firmieren Sie als „UG (haftungsbeschränkt) i. G.“ — in dieser Phase haften die Handelnden persönlich. Halten Sie das Geschäftsvolumen vor der Eintragung deshalb klein.
Schritt 6: Gewerbeamt, Finanzamt, weitere Meldungen
- Gewerbeanmeldung bei der Gemeinde am Sitz der Gesellschaft.
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER — daraus folgen Steuernummer und ggf. USt-IdNr.
- Mitgliedschaft bei der IHK oder HWK entsteht automatisch.
- Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft binnen einer Woche.
- Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit, sobald Personal beschäftigt wird.
- Eintragung im Transparenzregister prüfen.
Typische Stolpersteine
- Zu niedriges Stammkapital führt zur sofortigen bilanziellen Überschuldung.
- Der Rechtsformzusatz fehlt auf Rechnungen, der Website oder im Impressum — das begründet eine persönliche Haftung.
- Die gesetzliche Rücklage von 25 Prozent wird im Jahresabschluss vergessen.
- Verträge werden vor der Eintragung im Namen der Gesellschaft geschlossen.
Pflichtangaben im Geschäftsverkehr
Auf allen Geschäftsbriefen — Papier wie E-Mail — müssen Firma mit Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer stehen. Wer förmliche Schreiben verschickt, sollte diese Angaben fest in die Briefvorlage aufnehmen.
Zeitplan: Wie lange dauert die UG-Gründung?
| Schritt | Typische Dauer |
|---|---|
| Firmenname prüfen, Notartermin vereinbaren | einige Tage bis zwei Wochen |
| Beurkundung und Kontoeröffnung | ein bis zwei Wochen |
| Einzahlung und Anmeldung zum Handelsregister | wenige Tage |
| Eintragung durch das Registergericht | wenige Tage bis mehrere Wochen |
| Steuernummer nach Fragebogen | meist zwei bis sechs Wochen |
Die Dauer hängt stark vom Registergericht und vom Finanzamt ab. Geschäfte vor der Eintragung laufen über die Vor-Gesellschaft; die Handelnden können persönlich haften.
Typische Schreiben nach der Gründung
- Mitteilung der neuen Firma und Bankverbindung an Kunden und Lieferanten
- Antwort auf Rückfragen des Finanzamts oder der Berufsgenossenschaft
- Widerspruch gegen unseriöse Rechnungen für angebliche Registereinträge
Diese Schreiben erstellen Sie im Briefeditor und lassen sie per Post zustellen. Was die Gründung kostet, zeigt der Ratgeber zu den Kosten der UG-Gründung; die Pflichtangaben erklärt der Beitrag zur Handelsregistereintragung.