Wann Verzug eintritt
Nach § 286 BGB setzt Verzug grundsätzlich eine fällige Forderung und eine zugegangene Mahnung voraus. Eine Mahnung kann etwa bei einem vertraglich nach dem Kalender bestimmten Zahlungstermin entbehrlich sein; ein nur einseitig auf die Rechnung gesetztes Datum genügt dafür nicht automatisch. Die 30-Tage-Regel setzt Fälligkeit und Rechnungszugang voraus und gilt gegenüber Verbrauchern nur bei besonderem Hinweis. Ohne Verantwortlichkeit für die Nichtzahlung tritt kein Verzug ein.
Zahlungserinnerung oder Mahnung?
| Stufe | Ton | Inhalt | Frist |
|---|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | freundlich | Hinweis auf offene Rechnung | 7–10 Tage |
| 1. Mahnung | sachlich, verbindlich | Verzug benennen, Frist setzen | 7 Tage |
| Letzte Mahnung | bestimmt | Ankündigung weiterer Schritte | 5–7 Tage |
Diese Angaben gehören hinein
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offener Betrag.
- Ursprüngliches Zahlungsziel und Hinweis auf dessen Ablauf.
- Eine konkrete neue Frist mit Kalenderdatum, nicht „umgehend".
- Vollständige Bankverbindung inklusive Verwendungszweck.
- Bei Verzug: Hinweis auf Verzugszinsen und ggf. Mahnkosten.
Mustertext für die erste Mahnung
Betreff: Mahnung zur Rechnung 2026-0412 vom 3. Juli 2026
Sehr geehrte Frau Berger,
unsere Rechnung 2026-0412 über 480,00 € war am 17. Juli 2026 zur Zahlung fällig. Ein Zahlungseingang ist bis heute nicht zu verzeichnen.
Wir bitten Sie daher, den offenen Betrag bis zum 28. August 2026 auf das unten genannte Konto zu überweisen. Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
Warum der Brief hier stärker wirkt als die E-Mail
Ein Brief kann sinnvoll sein, wenn Sie eine klar zugeordnete schriftliche Zahlungsaufforderung wünschen. Eine Mahnung kann grundsätzlich auch per E-Mail erfolgen. Bei Streit über den Zugang können zusätzliche Nachweise wichtig werden; ein Einschreiben dokumentiert nicht automatisch den Briefinhalt. Unser Vergleich der Einschreiben-Varianten erklärt die Grenzen.
Nach der letzten Mahnung
- Gerichtliches Mahnverfahren über das zuständige Mahngericht einleiten.
- Alternativ: Inkassobüro oder anwaltliches Mahnschreiben beauftragen.
- Verjährung im Blick behalten — regelmäßig drei Jahre zum Jahresende.
Den fertigen Mahntext können Sie direkt im Editor einsetzen und als gedruckten Brief für 2,99 € versenden.
Wie viele Mahnungen sind erforderlich?
Eine feste Folge aus erster, zweiter und dritter Mahnung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Entscheidend sind Fälligkeit und die Voraussetzungen des Verzugs. Die Fristen in der Tabelle sind praktische Beispiele, keine gesetzlich festgelegten Mindestfristen. Die Mahnung sollte die fällige Forderung eindeutig bezeichnen und klar zur Zahlung auffordern.
Darf ich pauschale Mahnkosten berechnen?
Setzen Sie nicht automatisch eine beliebige Pauschale an. Erstattungsfähige Kosten hängen unter anderem von bereits eingetretenem Verzug und tatsächlich notwendigem Aufwand ab. Eigene Arbeitszeit ist regelmäßig kein pauschal ersatzfähiger Mahnposten. Die 40-Euro-Pauschale nach § 288 Absatz 5 BGB gilt nicht gegenüber Verbrauchern.
Was, wenn der Kunde die Rechnung bestreitet?
Prüfen Sie Vertrag, Leistungsnachweis, Zahlungseingänge und Einwendungen, bevor Sie eskalieren. Ein gerichtlicher Mahnbescheid entscheidet nicht, ob die Forderung materiell berechtigt ist. Bei Widerspruch kann ein streitiges Verfahren folgen; bei unklaren Ansprüchen ist rechtliche Beratung sinnvoll.
Mahnung versenden: Unterlagen zusammenhalten
Archivieren Sie Rechnung, Vertrag, Mahntext und verfügbare Versand- oder Empfangsnachweise. Eine außergerichtliche Mahnung allein hemmt die Verjährung nicht. Die regelmäßige Frist beträgt drei Jahre; Beginn und Ausnahmen ergeben sich aus § 195 BGB und § 199 BGB. Bereiten Sie das Schreiben im Brief-Editor vor und lesen Sie den Vergleich der Zustellnachweise, wenn der Zugang wichtig ist.