Drei Arten, ein PDF zu unterschreiben
Im Alltag begegnen Ihnen drei Varianten: die handschriftliche Unterschrift mit Stift auf dem Ausdruck, die eingefügte Bildunterschrift (eingescannt oder mit Finger bzw. Stift auf dem Tablet gezeichnet) und die qualifizierte elektronische Signatur mit Zertifikat. Rechtlich sind das sehr unterschiedliche Dinge.
Wann reicht welche Unterschrift?
| Form | Was genügt | Typische Beispiele |
|---|---|---|
| Schriftform (§ 126 BGB) | Eigenhändige Unterschrift auf dem Original — eine gedruckte Bildunterschrift reicht nicht | Kündigung des Arbeitsvertrags (§ 623 BGB), Kündigung der Wohnung (§ 568 BGB) |
| Textform (§ 126b BGB) | Lesbare Erklärung mit erkennbarem Absender, Unterschrift nicht nötig | Viele Verbraucherverträge, Widerruf, Kündigung von Handy- oder Fitnessverträgen (seit Oktober 2016 darf in AGB keine strengere Form verlangt werden, § 309 Nr. 13 BGB) |
| Keine Form vorgeschrieben | Jede Form; Unterschrift erhöht aber die Glaubwürdigkeit | Beschwerden, Anfragen, Zahlungserinnerungen |
Kurz gesagt: Wo das Gesetz die Schriftform verlangt, muss das Papier, das beim Empfänger ankommt, von Ihnen persönlich mit Stift unterschrieben sein. Ein ausgedrucktes PDF mit eingefügtem Unterschriftsbild ist dann formunwirksam — egal, ob Sie selbst drucken oder drucken lassen.
Schritt für Schritt: PDF unterschreiben und verschicken
- Formvorschrift klären: Steht im Vertrag, Gesetz oder Formular „schriftlich“ im Sinne von § 126 BGB? Dann eigenhändig unterschreiben.
- PDF prüfen: Seitenzahl, Anschrift, Datum, Aktenzeichen. Bei Fensterumschlägen muss die Anschrift im Anschriftfeld stehen.
- Unterschreiben: Für Textform genügt der eingetippte Name oder ein Unterschriftsbild. Für Schriftform ausdrucken und mit Kugelschreiber unterschreiben.
- Versandart wählen: Bei Fristen ein Einschreiben nutzen und den Einlieferungsbeleg aufbewahren.
- Kopie behalten: Das versandte PDF und — bei Papier — einen Scan der unterschriebenen Fassung speichern.
PDF ohne eigenen Drucker als Brief verschicken
Wenn keine eigenhändige Unterschrift vorgeschrieben ist, müssen Sie nichts selbst drucken. Im Briefeditor fügen Sie den Text ein, tragen Absender und Empfänger ein und beauftragen den Versand. Druck, Kuvertieren, Frankieren und Einlieferung übernimmt der Dienst. Wie das im Detail abläuft, steht im Ratgeber Brief online versenden.
Häufige Fehler
- Arbeits- oder Mietvertrag mit eingefügter Bildunterschrift kündigen — die Kündigung ist dann formunwirksam.
- Fax oder E-Mail mit PDF-Anhang für Schriftform-Erklärungen nutzen.
- Kein Datum und kein Ort neben der Unterschrift.
- Keine Kopie des versandten Dokuments aufbewahren.
Unsicher, ob die Erklärung angekommen ist? Lesen Sie, wie Sie den Zugang von Briefen nachweisen. Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung.