Was ist die Sofortmeldung?
Die Sofortmeldung nach § 28a Abs. 4 SGB IV ist eine zusätzliche Meldung an die Datenstelle der Rentenversicherung, die spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung vorliegen muss. Sie ersetzt nicht die reguläre Anmeldung zur Sozialversicherung bei der Krankenkasse, sondern kommt hinzu.
Betroffene Branchen
- Baugewerbe
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Personenbeförderungsgewerbe
- Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe
- Schaustellergewerbe
- Unternehmen der Forstwirtschaft
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
- Fleischwirtschaft sowie Prostitutionsgewerbe und Wach- und Sicherheitsgewerbe
Maßgeblich ist der Schwerpunkt der tatsächlichen Tätigkeit des Betriebs, nicht der Eintrag im Handelsregister.
Inhalt und Frist
| Angabe | Erläuterung |
|---|---|
| Familien- und Vorname | wie im Ausweis |
| Versicherungsnummer | ersatzweise Geburtsdaten, Geschlecht, Geburtsort |
| Betriebsnummer des Arbeitgebers | von der Bundesagentur für Arbeit |
| Tag der Beschäftigungsaufnahme | Datum des ersten Arbeitstags |
Die Meldung erfolgt elektronisch über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine Ausfüllhilfe wie sv.net beziehungsweise das SV-Meldeportal — spätestens mit Aufnahme der Beschäftigung, also vor dem ersten Arbeitseinsatz.
Ausweismitführungspflicht
In den sofortmeldepflichtigen Branchen müssen Beschäftigte während der Arbeit ein gültiges Ausweisdokument mitführen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, sie darüber nachweislich zu informieren und diesen Hinweis für die Dauer der Beschäftigung aufzubewahren.
Sanktionen
Eine fehlende, verspätete oder fehlerhafte Sofortmeldung ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einem Bußgeld bis zu 25.000 € geahndet werden. Bei Prüfungen des Zolls (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) ist sie einer der ersten Prüfpunkte, weil sie sich sofort abgleichen lässt.
Praxis-Checkliste
- Betriebsnummer vorhanden und aktuell?
- Meldeprogramm oder Portalzugang eingerichtet und getestet?
- Personalstammdaten vor dem ersten Arbeitstag vollständig?
- Übermittlungsprotokoll gespeichert?
- Hinweis zur Ausweismitführung schriftlich ausgehändigt?
- Reguläre Anmeldung zur Sozialversicherung innerhalb von sechs Wochen nachgeholt?
Den schriftlichen Hinweis zur Ausweispflicht lassen Sie sich am besten gegenzeichnen — oder Sie versenden ihn förmlich, damit der Zugang dokumentiert ist.
Checkliste vor der ersten Schicht
- Prüfen, ob der Betrieb zu einer meldepflichtigen Branche gehört.
- Familien- und Vornamen, Versicherungsnummer oder Geburtsdaten erfassen.
- Sofortmeldung mit Abgabegrund 20 elektronisch senden.
- Mitarbeiter nachweisbar über die Ausweismitführungspflicht informieren.
- Reguläre Anmeldung anschließend fristgerecht übermitteln.
Korrekturen dokumentieren
Eine fehlerhafte Sofortmeldung wird storniert und neu abgegeben. Bewahren Sie Sendeprotokoll, Stornierung und Mitarbeiterinformation nachvollziehbar auf.
Die schriftliche Mitarbeiterinformation erstellen Sie im Briefeditor.