Schritt 1: Geschäftsidee, Gesellschafter, Firma
Klären Sie zuerst, wer mit welchem Anteil beteiligt ist und wer Geschäftsführer wird. Der Firmenname muss den Zusatz „UG (haftungsbeschränkt)“ oder „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ tragen — die Abkürzung ist zwingend und darf nicht weggelassen werden. Die IHK prüft den Namen auf Anfrage kostenfrei.
Schritt 2: Gesellschaftsvertrag oder Musterprotokoll
Bei bis zu drei Gesellschaftern und einem Geschäftsführer genügt das Musterprotokoll — es ist günstiger, aber unflexibel. Sobald Sie Regelungen zu Nachfolge, Wettbewerbsverbot, Gewinnverteilung abweichend vom Anteil oder Gesellschafterwechsel brauchen, ist ein individueller Vertrag sinnvoll.
Schritt 3: Notartermin
Der Notar beurkundet den Gesellschaftsvertrag, bestellt den Geschäftsführer und beglaubigt die Handelsregisteranmeldung. Alle Gesellschafter müssen anwesend oder wirksam vertreten sein. Bringen Sie gültige Ausweisdokumente mit; bei ausländischen Beteiligten sind beglaubigte Übersetzungen erforderlich.
Schritt 4: Geschäftskonto und Einzahlung
Die UG darf nur als Bargründung errichtet werden — Sacheinlagen sind ausgeschlossen. Das gesamte Stammkapital muss vor der Anmeldung vollständig eingezahlt sein. Ein Kontoauszug dient als Nachweis gegenüber dem Registergericht.
Schritt 5: Handelsregister
Der Notar reicht die Anmeldung elektronisch ein. Bis zur Eintragung firmieren Sie als „UG (haftungsbeschränkt) i. G.“ — in dieser Phase haften die Handelnden persönlich. Halten Sie das Geschäftsvolumen vor der Eintragung deshalb klein.
Schritt 6: Gewerbeamt, Finanzamt, weitere Meldungen
- Gewerbeanmeldung bei der Gemeinde am Sitz der Gesellschaft.
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER — daraus folgen Steuernummer und ggf. USt-IdNr.
- Mitgliedschaft bei der IHK oder HWK entsteht automatisch.
- Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft binnen einer Woche.
- Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit, sobald Personal beschäftigt wird.
- Eintragung im Transparenzregister prüfen.
Typische Stolpersteine
- Zu niedriges Stammkapital führt zur sofortigen bilanziellen Überschuldung.
- Der Rechtsformzusatz fehlt auf Rechnungen, der Website oder im Impressum — das begründet eine persönliche Haftung.
- Die gesetzliche Rücklage von 25 Prozent wird im Jahresabschluss vergessen.
- Verträge werden vor der Eintragung im Namen der Gesellschaft geschlossen.
Pflichtangaben im Geschäftsverkehr
Auf allen Geschäftsbriefen — Papier wie E-Mail — müssen Firma mit Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer stehen. Wer förmliche Schreiben verschickt, sollte diese Angaben fest in die Briefvorlage aufnehmen.