Was ist ein Serienbrief?
Ein Serienbrief ist ein Dokument, das automatisch mit den Daten vieler Empfänger individualisiert wird: Name, Anschrift, Anrede und gegebenenfalls individuelle Beträge oder Termine. Jeder Empfänger erhält einen Brief, der aussieht, als wäre er persönlich geschrieben.
Die drei Zutaten
- Adressliste: Eine Tabelle mit sauberen Spalten — Anrede, Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort. Tippfehler in der Liste landen eins zu eins auf dem Umschlag.
- Hauptdokument: Der Brieftext mit Platzhaltern (Seriendruckfeldern) an den Stellen, die sich pro Empfänger ändern.
- Seriendruck: Word, LibreOffice oder ein Online-Dienst verbindet Liste und Dokument zu Einzelbriefen.
Häufige Fehler — und wie Sie sie vermeiden
- Falsche Anrede: „Sehr geehrte Frau Herr Müller“ entsteht durch leere oder falsch befüllte Anrede-Spalten. Legen Sie eine Regel für leere Felder fest und drucken Sie zuerst zwei Testbriefe.
- Veraltete Adressen: Gleichen Sie die Liste vor dem Versand ab — bei Kundenadressen lohnt ein Blick auf die letzten Rückläufer.
- Fensterumschlag verfehlt: Der Empfängerblock muss exakt im Anschriftfeld sitzen. Orientieren Sie sich an der DIN-5008-Briefvorlage.
- Porto unterschätzt: Bei drei Blättern plus Anlage wird aus dem Standardbrief schnell ein Kompakt- oder Großbrief. Prüfen Sie das mit dem Briefporto-Rechner, bevor Sie 200 Umschläge falsch frankieren.
Serienbrief ohne eigenen Druck versenden
Ab einigen Dutzend Briefen lohnt es sich, Druck und Versand auszulagern: Sie laden Brief und Adressliste hoch, der Dienst druckt, kuvertiert, frankiert und liefert ein. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch den Umgang mit Frankiermaschine und Großbriefmarken. Für einzelne wichtige Briefe aus der Liste — etwa eine Mahnung an einen säumigen Kunden — können Sie den Text auch direkt im Briefeditor versenden.
Datenschutz nicht vergessen
Adresslisten sind personenbezogene Daten. Verarbeiten Sie sie nur für den Zweck, für den sie erhoben wurden, und achten Sie bei externen Druckdiensten auf einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO), wenn Sie Kunden- oder Mitgliederdaten hochladen.