Geschäftsbrief schreiben: Aufbau und Form

Angebot, Mahnung, Beschwerde oder Antwortschreiben: Ein gut aufgebauter Geschäftsbrief wirkt professionell und wird schneller bearbeitet. So setzen Sie ihn richtig auf — auch ohne DIN-Norm im Kopf.

Die Bausteine von oben nach unten

Aufbau eines Geschäftsbriefs als Stapel: Briefkopf, Anschrift, Datum, Betreff, Text, Gruß und Unterschrift — Der Geschäftsbrief folgt einer festen Reihenfolge — wer sie einhält, wirkt sofort professionell.

Briefkopf: Firmenname, Anschrift, Kontaktdaten, gegebenenfalls Logo. Im Geschäftsverkehr gehören außerdem die Pflichtangaben (Rechtsform, Handelsregister, Geschäftsführung) in den Briefkopf oder die Fußzeile.
Empfängeranschrift: Firma, gegebenenfalls Abteilung oder Ansprechpartner, Straße, PLZ und Ort.
Datum: Orts- und Datumszeile rechtsbündig, etwa „Berlin, 18. Oktober 2026“.
Betreff: Eine Zeile, fett, ohne das Wort „Betreff“. Bei Vorgängen Akten- oder Kundennummer nennen — das beschleunigt die Bearbeitung.
Anrede: „Sehr geehrte Frau Müller,“ — mit Komma, danach klein weiterschreiben. Ist der Name unbekannt: „Sehr geehrte Damen und Herren,“.
Text: Ein Anliegen pro Brief, kurze Absätze, konkrete Fristen und Beträge.
Grußformel und Unterschrift: „Mit freundlichen Grüßen“ (ohne Komma), darunter Name, bei Verträgen eigenhändig unterschrieben.

Formulierungen, die funktionieren

Statt „Ich würde Sie bitten …“ lieber direkt: „Bitte senden Sie uns die Unterlagen bis zum 30. November.“
Statt „Wie bereits mehrfach mitgeteilt …“ sachlich bleiben: „Trotz unserer Erinnerung vom 5. Oktober liegt uns Ihre Zahlung noch nicht vor.“
Am Ende immer klar sagen, was als Nächstes passiert: Frist, gewünschte Handlung, Kontaktweg.

Geschäftsbrief mit Fensterumschlag und Füllfederhalter auf einem hellen Schreibtisch — Betreff, Aktenzeichen und eine klare Handlungsaufforderung sorgen dafür, dass der Brief schnell bearbeitet wird.

Formvorschriften beachten

Für manche Geschäftsbriefe gilt die gesetzliche Schriftform (§ 126 BGB) — etwa Kündigungen von Arbeits- und Mietverhältnissen. Dann muss das Original eigenhändig unterschrieben sein; eine eingefügte Bildunterschrift reicht nicht. Wer exakt normgerecht arbeiten will, findet alle Maße und Abstände in der DIN-5008-Briefvorlage.

Schneller fertig mit dem Editor

Im Briefeditor sind Anschriftfeld, Datum, Betreff und Grußformel bereits richtig platziert — Sie schreiben nur noch den Text, der Rest sitzt. Auf der Vorlagenseite finden Sie fertige Muster für Mahnungen, Kündigungen und Antwortschreiben, die Sie direkt übernehmen können. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.