Zahlungserinnerung oder Mahnung?
Die Zahlungserinnerung ist der freundliche erste Schritt: unverbindlich, ohne Gebühren, oft wirksam. Die Mahnung ist der förmliche Schritt: Sie setzt eine konkrete Frist und kann Verzugszinsen und Mahngebühren auslösen. Rechtlich ist keine Zahlungserinnerung nötig — Sie können direkt mahnen. Aber der freundliche Ton erhält die Geschäftsbeziehung.
Aufbau der Zahlungserinnerung
- Bezug: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag.
- Freundlicher Einstieg: „Sicherlich ist es Ihnen entgangen …“ — kein Vorwurf.
- Konkrete Bitte: „Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum …“
- Angebot: „Sollte die Zahlung bereits erfolgt sein, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.“
Musterformulierung
Betreff: Zahlungserinnerung — Rechnung Nr. 2026-041 vom 15.03.2026
Sehr geehrte Damen und Herren,
für die im März erbrachte Leistung haben wir Ihnen am 15.03.2026 die Rechnung Nr. 2026-041 über 1.190,00 € zugesandt. Das Zahlungsziel ist am 29.03.2026 verstrichen; einen Zahlungseingang konnten wir bis heute nicht verzeichnen.
Sicherlich handelt es sich um ein Versehen. Wir bitten Sie, den Betrag bis zum 15.05.2026 auf das in der Rechnung genannte Konto zu überweisen. Sollte die Zahlung bereits erfolgt sein, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
Wann wird aus der Erinnerung eine Mahnung?
Reagiert der Kunde nicht, folgt die erste Mahnung — förmlicher, mit klarer Frist und dem Hinweis auf Verzugszinsen (§ 288 BGB) und Mahngebühren. Das Muster dafür finden Sie im Artikel Mahnung schreiben. Bleibt auch sie ohne Reaktion, ist der Weg zum gerichtlichen Mahnverfahren der nächste Schritt.
Versenden Sie die Erinnerung nachweisbar — per Einschreiben oder online über den Briefeditor mit Versandbestätigung. So haben Sie den Versand dokumentiert, falls es später darauf ankommt.