Information, Einwilligung oder Vertragsänderung?
| Anliegen | Was der Brief leistet | Was er nicht automatisch leistet |
|---|---|---|
| Datenschutzinformation | Informiert nach Art. 12–14 DSGVO über Verarbeitung und Rechte | Keine pauschale Einwilligung in neue Verarbeitungszwecke |
| Einwilligungsanfrage | Bittet um freiwillige, informierte und eindeutige Entscheidung | Schweigen ist keine Einwilligung |
| AGB-/Vertragsänderung | Erklärt Änderungen oder unterbreitet ein Änderungsangebot | Zustellung allein ändert keinen bestehenden Vertrag |
Was eine Datenschutzinformation enthalten muss
Art. 13 DSGVO gilt bei Erhebung direkt bei der betroffenen Person, Art. 14 bei anderen Quellen. Je nach Fall gehören insbesondere hinein:
- Verantwortlicher mit Kontaktdaten und gegebenenfalls Datenschutzbeauftragter.
- Zwecke und Rechtsgrundlagen; bei berechtigten Interessen deren Beschreibung.
- Empfänger oder Empfängerkategorien, gegebenenfalls Drittlandübermittlungen und Garantien.
- Speicherdauer beziehungsweise Kriterien dafür.
- Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, gegebenenfalls Datenübertragbarkeit und Widerspruch.
- Widerrufsmöglichkeit bei Einwilligung und Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde.
- Weitere fallabhängige Angaben, etwa Datenquelle bei Art. 14 oder automatisierte Entscheidungen.
Die Information muss präzise, verständlich und leicht zugänglich sein. Ein kurzer Begleitbrief mit beigefügter vollständiger Information kann passen; ein bloßer Weblink ist nicht in jeder Situation ausreichend. Die konkrete Umsetzung und der Zeitpunkt hängen vom Erhebungsweg ab.
Neue Zwecke und Fristen beachten
Planen Sie eine Verarbeitung zu einem anderen Zweck, müssen Sie grundsätzlich vorher die zusätzlichen Informationen nach Art. 13 Abs. 3 beziehungsweise Art. 14 Abs. 4 DSGVO bereitstellen. Prüfen Sie zusätzlich die Rechtsgrundlage und Zweckvereinbarkeit: Information allein macht eine Verarbeitung nicht zulässig.
Bei Daten aus anderen Quellen gilt Art. 14 Abs. 3: grundsätzlich innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens innerhalb eines Monats; bei früherer Kommunikation spätestens zu diesem Zeitpunkt, bei früherer Offenlegung spätestens bei der ersten Offenlegung. Gesetzliche Ausnahmen sind fallbezogen zu prüfen.
AGB ändern: Zustimmung nicht voraussetzen
Für Änderungen bestehender Verträge benötigen Sie eine wirksame Grundlage oder Zustimmung. Allgemeine Klauseln, die weitreichende Änderungen allein durch Schweigen ermöglichen, sind problematisch. Der BGH hat dies für eine entsprechende Bankklausel mit Urteil vom 27. April 2021, XI ZR 26/20, entschieden. Das ist kein Freibrief für pauschale Aussagen zu jedem Vertrag: Umfang, Branche und Klausel müssen konkret geprüft werden.
Stellen Sie alte und neue Regelung verständlich gegenüber, erläutern Sie Folgen und nennen Sie einen tatsächlichen Zustimmungsweg, wenn Zustimmung nötig ist. Eine gesetzlich oder vertraglich vorgesehene Kündigungsmöglichkeit muss zutreffend beschrieben werden. Erfinden Sie weder eine allgemeine Zustimmungsfrist noch ein universelles Sonderkündigungsrecht.
Muster: Begleitbrief zur Datenschutzinformation
Betreff: Aktualisierte Datenschutzinformation, Stand [Datum]
Sehr geehrte/r [Name],
wir informieren Sie über [konkret beschriebener Anlass]. Die vollständige Datenschutzinformation finden Sie als Anlage. Änderungen betreffen insbesondere [Bereiche].
Dieses Schreiben dient der Information und ist keine Bitte um eine pauschale Einwilligung oder Zustimmung zu Vertragsänderungen. Für Fragen und die Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie [Verantwortlichen/Kontakt].
Mit freundlichen Grüßen
[Unternehmen]
Muster: zustimmungspflichtige AGB-Änderung anbieten
Wir schlagen für Ihren Vertrag [Referenz] die in der Anlage dargestellten Änderungen vor. [Konkrete Änderung und Folgen]. Bei Ihrer ausdrücklichen Zustimmung sollen sie ab [Datum] gelten. Bitte teilen Sie uns Ihre Entscheidung über [geeigneten Weg] mit. Ihr Schweigen behandeln wir nicht als Zustimmung. [Rechtlich geprüfte Erläuterung für den Fall ausbleibender Zustimmung].
Versand und Dokumentation
Prüfen Sie Anschriften, Datenminimierung und Empfängerzuordnung. Beauftragen Sie Dienstleister, klären Sie Rollen und gegebenenfalls einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Dokumentieren Sie Briefversion, Anlage, Empfängerkreis und Versand; erforderliche Zustimmungen getrennt erfassen. Versandnachweis ist kein Zustimmungsnachweis.
Einzelne Schreiben erstellen Sie im Briefeditor. Für Listen und Personalisierung lesen Sie Serienbrief erstellen und versenden. Kundenrechte erklärt der Leitfaden DSGVO-Auskunft, Löschung und Werbewiderspruch. Datenschutzmitteilungen sollten nicht nebenbei zu Werbebriefen werden.
Offizielle Grundlagen
DSGVO, insbesondere Art. 5–7, 12–14 und 28 · § 305 BGB · § 307 BGB · BGH zu AGB-Änderungen durch Schweigen, XI ZR 26/20
Hinweis: Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Vollständige Datenschutztexte und Vertragsänderungen müssen zum Unternehmen und zur Verarbeitung passen.