Die drei wichtigsten Unterschiede
| Organisation | Einladungsfrist und Form | Was prüfen? |
|---|---|---|
| Verein | Satzung maßgeblich; keine einheitliche gesetzliche Mindestfrist für alle Vereine | §§ 32, 36, 58 BGB und Satzung: Zuständigkeit, Form, Frist, Tagesordnung |
| Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) | Textform; grundsätzlich mindestens drei Wochen, außer bei besonderer Dringlichkeit (§ 24 Abs. 4 WEG) | Gemeinschaftsordnung, Adressaten, Einberufung und Beschlussgegenstände |
| Genossenschaft | Mindestens zwei Wochen; Einberufung nach Satzung, Tagesordnung bekannt machen (§ 46 GenG) | Satzung, gesetzliche Sonderregeln, General- oder Vertreterversammlung |
Setzen Sie für eine postalische Einladung nicht das Versanddatum mit dem rechtlich maßgeblichen Fristbeginn gleich. Prüfen Sie, ob Zugang oder Bekanntmachung maßgeblich ist und wie die Frist berechnet wird. Längere Vorgaben in Satzung oder Gemeinschaftsordnung können zusätzlich zu beachten sein.
Verein: Satzung lesen statt eine Standardfrist übernehmen
Die Satzung soll regeln, wann und in welcher Form die Mitgliederversammlung einzuberufen ist (§ 58 BGB). Eine dort verlangte Brief-Einladung dürfen Sie nicht ohne Prüfung durch eine E-Mail ersetzen. Nach § 32 BGB muss der Beschlussgegenstand bei der Einberufung bezeichnet werden. Wichtige Entscheidungen unter „Sonstiges“ anzukündigen ist deshalb riskant.
Wer einladen darf, welche Mitglieder einzuladen sind und wie digitale Teilnahme zulässig ist, müssen Sie ebenfalls prüfen. § 32 BGB enthält Regeln für hybride und virtuelle Versammlungen; diese sind nicht einfach auf WEGs oder Genossenschaften übertragbar.
WEG: Textform und konkrete Beschlussgegenstände
Die Eigentümerversammlung wird grundsätzlich vom Verwalter einberufen (§ 24 WEG). Textform erfordert nicht zwingend eine handschriftliche Unterschrift; postalischer Brief kann dennoch sinnvoll sein. Die gesetzliche Sollfrist beträgt mindestens drei Wochen, soweit kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt. Nach § 23 Abs. 2 WEG müssen Gegenstände der geplanten Beschlüsse bei der Einberufung bezeichnet sein.
Benennen Sie daher etwa eine geplante Sanierungsmaßnahme mit hinreichend konkretem Umfang, statt nur „Reparaturen“ zu schreiben. Rein virtuelle Eigentümerversammlungen brauchen eine gesonderte Grundlage nach § 23 WEG; ein Videolink allein genügt nicht.
Genossenschaft: Bekanntmachung und Tagesordnung
Nach § 46 GenG beträgt die Einberufungsfrist mindestens zwei Wochen. Die Art der Einberufung richtet sich nach der Satzung, und die Tagesordnung ist bekannt zu machen. Für später angekündigte Gegenstände gelten zusätzliche Regeln; nach § 46 Abs. 3 GenG ist grundsätzlich eine rechtzeitige Ankündigung mindestens eine Woche vor der Versammlung erforderlich. Ausnahmen und die konkrete Fristberechnung sollten fachlich geprüft werden.
Ein persönlicher Brief ist nur dann der passende Einberufungsweg, wenn die Satzung dies vorsieht beziehungsweise zulässt; er ersetzt keine vorgeschriebene Bekanntmachung.
Anpassbares Muster für eine Vereinsversammlung
Betreff: Einladung zur Mitgliederversammlung des [Vereins]
Liebe Mitglieder,
gemäß § [Satzungsregel] laden wir zur Mitgliederversammlung am [Datum] um [Uhrzeit] in [Ort, vollständige Anschrift] ein.
Tagesordnung:
1. [Eröffnung und organisatorische Feststellungen]
2. [Berichte]
3. [konkret bezeichneter Beschlussgegenstand]
4. [gegebenenfalls Wahl: Amt und Wahlperiode]
[Unterlagen, zulässige Teilnahmeform und Hinweise nach Satzung]
Mit freundlichen Grüßen
[Einberufungsberechtigter Vorstand]
Checkliste vor dem Versand
- Einberufungsberechtigung, aktuelle Anschriften und vollständigen Empfängerkreis prüfen.
- Termin, Ort, Form, Frist und Tagesordnung abstimmen.
- Beschlussunterlagen und etwaige Vollmachthinweise beilegen, soweit nötig.
- Zugangspuffer einplanen; persönliche Daten anderer Mitglieder nicht offenlegen.
- Einladung, Anlagen und Versand-/Zugangsnachweise aufbewahren.
Einzelne Einladungen können Sie im Briefeditor vorbereiten. Für die organisatorische Vorbereitung größerer Bestände: Serienbrief-Leitfaden. Nicht jede Einladung muss als Einschreiben versandt werden; wählen Sie den Nachweis nach Satzung und Risiko.
Offizielle Grundlagen
§ 32 BGB · § 58 BGB · § 24 WEG · § 23 WEG · § 46 GenG
Hinweis: Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Einberufungsfehler können Beschlüsse angreifbar machen; bei wichtigen Beschlüssen fachlich prüfen lassen.